Condividi una skill con il tuo team, mantenendone un solo proprietario

Spesso in un team di compliance, una persona finisce per essere responsabile del metodo per un’attività ricorrente. Come viene revisionato un report SOC 2 di un fornitore. Come viene redatto un rischio in modo che superi l’audit. Come viene valutata un’analisi dei gap. Quella persona ha elaborato le istruzioni esatte, l’ordine delle verifiche, le formulazioni che reggono. Gli altri chiedono a lei, o cercano di ricordare ciò che ha detto l’ultima volta.

Le skill personalizzate permettono già a quella persona di scrivere il metodo. Una skill è un pacchetto di istruzioni salvato che l’assistente applica quando la richiesta corrisponde a ciò che è stato descritto, con un piccolo chip sopra la risposta che mostra quale skill è stata attivata. È uno strumento nel cassetto, non una divisa da indossare: si attiva solo per i compiti che gli competono e rimane in secondo piano altrimenti.

Il problema era che una skill risiedeva in un solo account. Se avevi creato una skill per la revisione SOC 2, il tuo collega non poteva utilizzarla. Quindi i team adottavano la soluzione ovvia, ma sbagliata: incollare le istruzioni manualmente nella chat o far sì che ogni persona ricostruisca la propria versione. Entrambe le soluzioni portano a divergenze. Si finisce con diverse versioni leggermente differenti del metodo e nessuna chiarezza su quale sia quella aggiornata.

Cosa è stato rilasciato

In un team, ora qualsiasi membro può condividere una delle proprie skill personalizzate con tutti. I colleghi possono abilitarla e utilizzarla come qualsiasi altra skill, integrata o personale. Le tue skill personali rimangono private a meno che tu non decida di condividerne una.

Ciò che conta per un team di compliance è ciò che non cambia di mano. Una skill condivisa rimane in sola lettura per tutti tranne il proprietario. I colleghi possono attivarla e utilizzarla; solo il proprietario può modificarla, rimuovere la condivisione o eliminarla. Quindi il team lavora su una skill mantenuta, di proprietà di una sola persona, invece di avere diverse versioni private.

Perché la modalità sola lettura è fondamentale

L’istinto per una funzione di collaborazione è permettere a tutti di modificare. Tuttavia, per come un team utilizza un assistente in lavori regolamentati, avere un unico responsabile è spesso la scelta migliore. Quando una sola persona possiede la skill condivisa, esiste un unico insieme di istruzioni per l’attività e una linea chiara tra l’utilizzo del metodo e la sua modifica.

I colleghi possono comunque scrivere e utilizzare le proprie skill; la condivisione semplicemente mette la versione del proprietario a disposizione di tutti per l’attivazione. Ciò che aggiunge la modalità sola lettura è un unico punto di manutenzione per la skill condivisa, evitando che si discosti man mano che più persone la utilizzano. Il proprietario tiene la penna, e il team ottiene una versione comune su cui lavorare.

Funziona su tutta la piattaforma

Una skill condivisa non è solo un’abbreviazione per la chat. Quando un collega utilizza Beyond in modalità multi-documento per un’attività che la skill copre, la skill influenza anche quella esecuzione: mantiene lo stesso tono, formato e regole mentre Beyond pianifica e redige ogni documento. Quindi il metodo standard funziona sia per una risposta rapida nella chat che per una sessione completa di redazione su un insieme di documenti, per chiunque nel team abbia la skill attivata, non solo per chi l’ha creata.

A chi è rivolto

Questa funzione è pensata per il team che ha già trovato il modo migliore per svolgere un’attività e vuole che tutti lo utilizzino. Il revisore che vuole che ogni valutazione dei fornitori raggiunga lo stesso livello. Il responsabile che vuole che i rischi siano scritti in un formato standard del team invece di cinque versioni personali. La persona che è lo standard di fatto e preferisce condividere lo standard piuttosto che rispondere alla stessa domanda più volte.

È meno utile se le tue skill sono genuinamente personali, un modo in cui preferisci che le risposte siano formattate, e non c’è nulla di privato in questo. Quelle rimangono tue. La condivisione è un’azione deliberata, una skill alla volta, quando il metodo merita di essere diffuso e mantenuto sotto un unico proprietario.