Quale host del modello può vedere i documenti dei tuoi clienti?

Prima o poi un responsabile della protezione dei dati di un cliente ti pone una domanda: quando il tuo prodotto legge le nostre politiche, contratti e file dei fornitori, chi altro li vede? Se la tua risposta è "usiamo un provider di LLM", la trattativa si blocca. La risposta che serve loro deve nominare ogni azienda nella catena, dove opera, per quanto tempo conserva il testo e quale contratto lo regola. Questa guida mostra come arrivare a questa risposta e come ci atteniamo a essa prima che una funzionalità che legge documenti raggiunga un cliente.

Inizia dal tuo ruolo

Nella maggior parte dei prodotti di conformità, il cliente è il titolare dei documenti che carica e tu li elabora secondo le sue istruzioni. Questo ti rende un responsabile del trattamento (processor) e ogni azienda che coinvolgi per gestire questi documenti un sub-responsabile del trattamento (sub-processor), che opera per conto del cliente. Se utilizzi anche i documenti per scopi propri, ad esempio per migliorare i tuoi modelli, diventi titolare del trattamento per quel trattamento e il resto di questa guida cambia. Decidi quale ruolo hai e scrivilo nel tuo accordo di trattamento dei dati.

La catena è più lunga di quanto pensi

Un documento che il tuo prodotto invia a un modello attraversa solitamente tre aziende. Il tuo hosting riceve il documento. Un router può riceverlo successivamente, se utilizzi uno per raggiungere diversi modelli tramite un'unica API (OpenRouter è il caso più comune). Poi un host di inferenza esegue il modello e vede il testo completo. Con i modelli open-weights, l'host spesso non è l'azienda che ha addestrato il modello: un modello può essere servito da diversi host in diversi paesi e il router può sceglierne uno diverso a ogni richiesta, a meno che tu non gli dica di non farlo.

Ognuno di essi che può vedere il testo è un sub-responsabile del trattamento. Politiche e contratti dei fornitori contengono spesso dati personali: un semplice nome di azienda non lo è, ma i firmatari, gli approvatori e i contatti nominati dietro di esso sì, anche in un contesto puramente professionale.

Quattro registrazioni per host

Deve essere nella tua lista dei sub-responsabili del trattamento, con la sua posizione, il suo ruolo e il meccanismo di trasferimento. Se i tuoi clienti ti hanno fornito un'autorizzazione scritta generale per quella lista nel tuo DPA (GDPR Art. 28(2)), aggiungere un host che non è presente significa informarli in anticipo in modo che possano opporsi, entro il periodo di preavviso stabilito dal tuo DPA. Secondo l'Art. 28(4), sei pienamente responsabile nei confronti del cliente per le prestazioni di ciascun host.

Conosci quale contratto lo vincola e puoi produrlo. Si tratta o del tuo accordo diretto con l'host o dell'accordo del router che impone gli stessi obblighi dell'Art. 28(3) a quest'ultimo. Leggilo per verificare questi obblighi: istruzioni documentate, riservatezza, sicurezza, supporto per le richieste degli interessati e le violazioni, cancellazione alla fine del servizio, diritti di audit. Chiedi anche il suo certificato ISO 27001 o il rapporto SOC 2; i DPO dei clienti spesso li richiedono prima del testo contrattuale. Se l'host è fuori dallo SEE, verifica la base del trasferimento: prima una decisione di adeguatezza (per un host statunitense, se è certificato sotto il EU-US Data Privacy Framework), altrimenti le Clausole Contrattuali Standard 2021 (Modulo 3 tra responsabili del trattamento), con una valutazione d'impatto del trasferimento in ogni caso per le SCC.

Conosci la sua politica di conservazione e formazione, e da dove proviene. La conservazione zero dei dati (ZDR) significa che l'host non conserva una copia del prompt o della risposta dopo averli elaborati. Verifica se ciò deriva da un contratto, da un'impostazione dell'account sul router o da un flag in ogni richiesta. Tutti e tre sono utili; non sono la stessa prova e un revisore chiederà la clausola. Lo stesso vale per "nessuna formazione sui tuoi dati". La conservazione zero è anche una delle misure supplementari che la tua valutazione d'impatto del trasferimento può citare.

È riflesso nei tuoi registri delle attività di trattamento (GDPR Art. 30(2) per un responsabile del trattamento, inclusi eventuali trasferimenti fuori dallo SEE e le relative garanzie), quindi i registri, la lista dei sub-responsabili del trattamento e i contratti raccontano la stessa storia.

Blocca il percorso, poi dimostra che è bloccato

La maggior parte dei router sceglie un host per te e si appoggia a un altro quando il primo è occupato. Questo è positivo per l'uptime ma negativo per le quattro registrazioni sopra: un fallback a un host che non hai mai inserito nella tua lista è un trattamento da parte di un sub-responsabile non autorizzato, non solo una registrazione disordinata. Tre impostazioni chiudono questo gap su un router come OpenRouter: blocca i provider che hai verificato, disattiva i fallback su altri provider e invia i controlli dei dati in ogni richiesta (nessuna raccolta dati per la formazione, solo endpoint a conservazione zero), in modo che una richiesta che non può essere servita secondo questi termini fallisca invece di essere indirizzata altrove.

Poi dimostra che il percorso è bloccato dove conta, in produzione. La tua configurazione dice cosa intendevi; il provider nominato nella risposta o nei tuoi log di chiamata dice cosa è successo. Registra quale hai verificato e quando.

Come lo facciamo prima che una funzionalità raggiunga i clienti

Questa settimana abbiamo attivato la revisione dei documenti in ISMS Copilot solo per il nostro account di test, prima dei clienti: carichi una politica, un modello la revisiona e qualsiasi risultato che non citi parola per parola il tuo documento viene scartato. Invia l'intero testo di un documento a un modello, quindi deve superare due controlli prima di raggiungere qualsiasi account cliente. Il primo viene eseguito sul commit di rilascio esatto: ogni host del modello configurato per il percorso di revisione deve già essere nella sezione dei sub-responsabili del trattamento del nostro DPA, nei nostri registri delle attività di trattamento e nell'inventario del DPA, altrimenti il rilascio si blocca e la questione viene sottoposta al CEO. Il secondo chiede, per ogni host che riceverà documenti dei clienti, quale accordo lo regola e se possiamo produrlo su richiesta. I modelli di revisione sono bloccati su un host il cui addendum al contratto di trattamento dei dati è nei nostri file, la prima chiamata del modello in produzione è stata registrata come servita da quell'host e cambiare un percorso significa rieseguire il primo controllo.

Abbiamo redatto questo controllo con Claude e chiesto a ISMS Copilot di revisionarlo come farebbe un revisore. Ha contestato una riga: una decisione di rischio registrata documenta perché un gap è accettato, ma non è un contratto né una garanzia di trasferimento. Questa distinzione è ora scritta nel controllo.

Se i tuoi clienti necessitano di un percorso esclusivo UE

Alcuni clienti non accetteranno alcun trasferimento fuori dall'UE per questo tipo di contenuti (abbiamo scritto come si presenta questa domanda per un consulente di audit). La risposta pulita è un provider con sede nell'UE su un endpoint il cui impegno al trattamento nell'UE è nel contratto, non solo su una pagina web, con conservazione zero. Un tranello: un provider può essere basato nell'UE mentre il suo endpoint predefinito non specifica dove viene eseguita l'inferenza. Mistral, ad esempio, ha un endpoint globale e uno vincolato all'UE (api.eu.mistral.ai); solo il secondo è una risposta di trattamento nell'UE. Punta il tuo codice all'endpoint la cui regione puoi scrivere e fallisci rumorosamente se qualcuno lo cambia.

E invia meno. Quando il compito lo permette, rimuovi o sostituisci i nomi prima che un documento lasci il tuo sistema (pseudonimizzazione, GDPR Art. 25 e Art. 32). Spesso è il modo più economico per rendere un trasferimento più facile da difendere.

Cosa fa per te l'API di ISMS Copilot

Abbiamo costruito l'API di ISMS Copilot per team che vogliono risposte di livello compliance nei propri prodotti senza dover ricostruire questa catena (come le piattaforme di conformità la utilizzano). Scegli il percorso di elaborazione in base al nome del modello che chiami:

• Modalità UE (isms-fast-eu, isms-thinking-eu): elaborato da Mistral AI sul suo host di inferenza vincolato all'UE, secondo il nostro accordo commerciale di conservazione zero dei dati con Mistral, senza trasferimento dell'elaborazione del modello fuori dallo SEE.
• Modalità globale (isms-fast, isms-thinking, isms-mini): instradato tramite OpenRouter verso un insieme chiuso di host di inferenza, con conservazione zero dei dati e nessuna formazione.

Ogni risposta di successo include un'intestazione x-isms-processing-region (eu o global), quindi puoi registrare e avvisare sulla modalità di elaborazione di ogni richiesta (come funziona la conservazione zero dei dati nell'API). La lista dei sub-responsabili dell'API e il contratto di trattamento dei dati dell'API sono pubblici nel nostro centro affidabilità, quindi puoi copiare i fatti di cui hai bisogno nella tua lista invece di chiederli a noi. Gli account API idonei nuovi ricevono crediti gratuiti mentre l'offerta è attiva.

Una breve checklist

1. Definisci il tuo ruolo: responsabile del trattamento per i tuoi clienti, o titolare del trattamento per qualsiasi utilizzo dei loro documenti per scopi propri.
2. Disegna la catena per ogni funzionalità che invia documenti a un modello: il tuo hosting, il router, ogni host che il router può scegliere.
3. Per ogni host, trova le quattro registrazioni: nella tua lista, il contratto che lo vincola (con la sua base di trasferimento), la sua politica di conservazione e formazione con la fonte, nei tuoi registri delle attività di trattamento.
4. Blocca gli host che hai verificato, disattiva i fallback del router, invia i controlli dei dati in ogni richiesta e leggi il percorso bloccato in produzione.
5. Offri un percorso esclusivo UE su un endpoint vincolato all'UE per i clienti che ne hanno bisogno, rendi visibile il percorso per richiesta e invia meno dati personali quando possibile.

Se sviluppi con Claude, una buona prima bozza è chiedere a Claude x ISMS Copilot: Claude legge il tuo codice e redige la lista dei sub-responsabili del trattamento, poi ISMS Copilot la revisiona e la contestualizza come farebbe un revisore. Decidi tu cosa inserire nella lista.