Duplica un workspace: avvia il prossimo progetto dalla tua base

Un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni ha un ambito. ISO/IEC 27001:2022 (pubblicato a ottobre 2022) lo afferma al punto 4.3: l'organizzazione determina i confini e l'applicabilità del SGSI. Una società, un insieme di parti interessate, un insieme di interfacce. Un consulente che gestisce più implementazioni ISO 27001 sta gestendo più ambiti. Un team interno che copre due entità legali potrebbe aver bisogno di due ambiti, a seconda di come queste entità sono delimitate.

Un workspace che contiene entrambi non è due ambiti. È un cumulo disordinato. Il dibattito sull'accesso del Cliente A dello scorso mese si trova nello stesso contesto di questa mattina della Dichiarazione di Applicabilità del Cliente B. L'assistente non sa dove termina un incarico. Dopo alcune settimane, non lo sai nemmeno tu.

L'altro fallimento è il workspace vuoto. Ne apri uno nuovo per il nuovo incarico, poi passi la prima ora a ricaricare lo stesso pacchetto di policy, a incollare di nuovo le stesse istruzioni, a riinsegnare le stesse memorie. La base si divide per errore: la policy di accesso del Cliente B è la formulazione dello scorso mese più tutto ciò che ricordavi di aver copiato. È così che le informazioni documentate si discostano. Il punto 7.5.3 dello stesso standard del 2022 richiede che le informazioni documentate siano disponibili dove necessario, protette da un uso improprio e controllate tramite modifiche, inclusa la gestione delle versioni. Ricaricare manualmente un pacchetto è il modo in cui questo controllo di solito viene meno: una copia della formulazione dello scorso mese, senza alcuna registrazione della versione che intendevi.

Cosa abbiamo implementato

Puoi duplicare un workspace di tua proprietà in un nuovo workspace indipendente.

La copia include la base:

• Istruzioni personalizzate e la persona del workspace
• Documenti fissati che hai caricato, quelli che hanno completato l'elaborazione
• Memorie salvate, sia quelle che hai aggiunto che quelle che l'assistente ha appreso in quel workspace
• Link fissati, con la schermata di ogni sito già acquisita

Non include la conversazione. La cronologia della chat rimane nel workspace originale, così come i documenti generati da quelle chat. Il nuovo workspace si apre vuoto, con la base già in posizione, quindi aggiungi solo ciò che è specifico per questo progetto.

La copia è uno snapshot. Modifiche successive all'originale non vengono propagate alle copie già effettuate. Le modifiche in una copia non vengono riflesse nell'originale. Questo è intenzionale. Una libreria condivisa in tempo reale (una Dichiarazione di Applicabilità collegata per riferimento a più workspace) è un prodotto diverso. Duplica prende il set controllato così com'è oggi, avvia il prossimo incarico da quella base e lascia alle spalle la chat dello scorso mese.

Il nuovo workspace viene denominato come l'originale con (copia) alla fine. Rinominalo con il nome del cliente o del reparto. I file che erano ancora in fase di elaborazione al momento della duplicazione vengono saltati e un messaggio ti informa di quanti sono stati saltati.

Questa funzionalità si affianca a contesto aziendale. Il contesto aziendale è chi sei tu, una volta per account. Il workspace è l'overlay per questo incarico: le istruzioni di questo cliente, il pacchetto fisso di questa entità, le memorie di questo progetto. Duplica è il modo in cui questo overlay diventa riutilizzabile senza diventare un cumulo disordinato condiviso.

Prima e dopo

Prima, le due opzioni oneste erano entrambe negative in modi opposti. Mantenere un workspace longevo fino a quando non si appesantisce, mescolando ambiti nel frattempo. Oppure creare un workspace nuovo e ricostruire manualmente la base: ricaricare, incollare, riinsegnare. Chi faceva questo per ogni nuovo cliente o entità stava svolgendo lavoro di controllo dei documenti nel posto peggiore possibile, la finestra di caricamento.

Dopo, costruisci la base una volta sola. Istruzioni, policy fissate, memorie, link fissati. Duplica. Rinomina. Aggiungi i documenti che appartengono solo a questo incarico. Il controllo ISO/IEC 27002:2022 (pubblicato a febbraio 2022) 5.33, Protezione dei registri, fornisce indicazioni su come proteggere i registri da accessi e divulgazioni non autorizzati. Mantenere i file del Cliente A fuori dal workspace del Cliente B è la forma più basilare di questo controllo. Avviare il Cliente B da una copia della tua metodologia, non dalla conversazione del Cliente A, è il modo per mantenere il metodo senza importare i registri sbagliati.

Perché uno snapshot, non una conversazione riutilizzata

I modelli di frontiera sono bravi a continuare una conversazione. Questo non è il comportamento predefinito corretto per un nuovo incarico. La cosa preziosa nel vecchio workspace non è la chat. È il set controllato: le istruzioni che dicono come lavori, il pacchetto fisso che è la baseline corrente, le memorie che sono fatti sul metodo piuttosto che fatti sul dibattito di martedì scorso.

Trovare una conversazione passata è il modo per tornare a una decisione già presa. Duplica è il modo per rifiutarti di trascinare quella decisione, e i file che la circondano, in un ambito in cui non appartiene.

Ambito onesto

Duplica è disponibile sui workspace di tua proprietà. I workspace condivisi con il team non mostrano il pulsante. La copia è sempre personale per te.

È uno snapshot, non una libreria collegata. Se in seguito rafforzi una policy nell'originale, le copie esistenti non recepiscono la modifica. Apri la copia e aggiornala, oppure duplica di nuovo dalla base rivista.

Vengono coperti solo i file fissati completi e contenutistici. Un file ancora in fase di elaborazione o uno che non è riuscito a essere estratto viene saltato piuttosto che eliminato silenziosamente.

La pagina di aiuto copre gli stessi limiti.

A chi è rivolto

• Consulenti che gestiscono un workspace per cliente, che già mantengono gli incarichi separati e ricostruivano ogni volta lo stesso set di base.
• Team interni che coprono più entità o reparti, che vogliono lo stesso pacchetto SGSI come punto di partenza e prove diverse in ogni copia.
• Chiunque abbia allungato un singolo workspace perché avviare uno nuovo significava perdere le istruzioni e il pacchetto fisso.

Se mantieni un solo workspace e completi il lavoro al suo interno, non hai bisogno di questa funzionalità. Duplica dimostra il suo valore nel momento in cui il prossimo progetto erediterebbe altrimenti la chat dello scorso mese, o non erediterebbe nulla.

Provalo

Apri Workspace. Su un workspace personale che ha già il tuo set di base, clicca su Duplica, conferma e rinomina la copia. Poi fissa i documenti che appartengono solo a questo progetto.

Un nuovo incarico dovrebbe iniziare dal set controllato. Non dovrebbe iniziare dalla conversazione dello scorso mese e non dovrebbe iniziare vuoto.