Welke modelhost kan de documenten van je klanten zien?

Binnenkort stelt een data protection officer (DPO) van een klant je één vraag: wanneer jouw product onze beleidsdocumenten, contracten en leveranciersbestanden leest, wie ziet die dan nog meer? Als je antwoord luidt "we gebruiken een LLM-leverancier", vertraagt de deal. Het antwoord dat ze nodig hebben, noemt elk bedrijf in de keten, waar het draait, hoe lang het de tekst bewaart en welk contract van toepassing is. Deze gids laat zien hoe je tot dat antwoord komt en hoe wij ons daaraan houden voordat een functie die documenten leest een klant bereikt.

Begin met je rol

Bij de meeste complianceproducten is de klant de verwerkingsverantwoordelijke van de geüploade documenten en verwerk je deze op diens instructies. Dat maakt jou een verwerker en elk bedrijf dat je inhuurt om die documenten te verwerken een subverwerker, werkzaam namens je klant. Als je de documenten ook voor eigen doeleinden gebruikt, bijvoorbeeld om je modellen te verbeteren, word je voor die verwerking zelf verwerkingsverantwoordelijke en verandert de rest van deze gids. Bepaal welke rol van toepassing is en noteer dit in je verwerkingsovereenkomst.

De keten is langer dan je denkt

Een document dat je product naar een model stuurt, passeert meestal drie bedrijven. Je eigen hosting ontvangt het eerst. Daarna kan een orchestrator het ontvangen, als je er één gebruikt om meerdere modellen via één API te benaderen (OpenRouter is een veelvoorkomend voorbeeld). Vervolgens draait een inference host het model en ziet de volledige tekst. Bij open-gewichtenmodellen is de host vaak niet het bedrijf dat het model heeft getraind: één model kan door meerdere hosts in meerdere landen worden bediend, en de orchestrator kan bij elke aanvraag een andere kiezen, tenzij je het anders instelt.

Elk bedrijf dat de tekst kan zien, is een subverwerker. Beleidsdocumenten en leverancierscontracten bevatten vaak persoonsgegevens: een bedrijfsnaam alleen niet, maar de ondertekenaars, goedkeurders en genoemde contactpersonen achter die naam wel, zelfs in een puur zakelijke context.

Vier registraties per host

Het staat op je subverwerkerslijst, met de locatie, de rol en het overdrachtsmechanisme. Als je klanten je een algemene schriftelijke machtiging voor die lijst in je verwerkingsovereenkomst (AVG art. 28(2)) hebben gegeven, betekent het toevoegen van een host die niet op de lijst staat dat je ze vooraf op de hoogte moet stellen, zodat ze bezwaar kunnen maken binnen de termijn die je verwerkingsovereenkomst stelt. Volgens art. 28(4) blijf je volledig aansprakelijk voor de prestaties van elke host naar je klant.

Je weet welk contract van toepassing is en kunt het produceren. Dat is ofwel je eigen overeenkomst met de host, of de overeenkomst van de orchestrator die dezelfde verplichtingen uit art. 28(3) oplegt. Lees deze voor die verplichtingen: gedocumenteerde instructies, vertrouwelijkheid, beveiliging, hulp bij verzoeken van betrokkenen en datalekken, verwijdering aan het einde van de dienst, auditrechten. Vraag ook om het ISO 27001-certificaat of SOC 2-rapport; DPO’s van klanten vragen hier vaak naar voordat ze de contracttekst bekijken. Als de host buiten de EER is gevestigd, controleer dan de overdrachtsbasis: eerst een adequaatheidsbesluit (voor een Amerikaanse host, of deze gecertificeerd is onder het EU-VS Data Privacy Framework), anders de Standaardcontractclausules 2021 (Module 3 tussen verwerkers), met een transfer impact assessment in beide gevallen voor de SCC’s.

Je weet de retentie- en trainingshouding en waar deze vandaan komt. Zero Data Retention (ZDR) betekent dat de host geen kopie van de prompt of het antwoord bewaart na het verwerken. Controleer of dit voortkomt uit een contract, een accountinstelling op de orchestrator of een vlag in elke aanvraag. Alle drie zijn bruikbaar; ze zijn niet hetzelfde bewijs, en een auditor zal om de clausule vragen. Hetzelfde geldt voor "geen training op jouw data". Zero retention is ook één van de aanvullende maatregelen die je transfer impact assessment kan noemen.

Het staat in je registraties van verwerkingsactiviteiten (AVG art. 30(2) voor een verwerker, inclusief elke overdracht buiten de EER en de daarvoor getroffen waarborgen), zodat de registraties, de subverwerkerslijst en de contracten hetzelfde verhaal vertellen.

Zet de route vast, en bewijs dat je dat hebt gedaan

De meeste orchestrators kiezen een host voor je en vallen terug op een andere als de eerste drukbezet is. Dat is goed voor de uptime, maar slecht voor de vier registraties hierboven: een fallback naar een host die je nooit op je lijst hebt gezet, is verwerking door een niet-geautoriseerde subverwerker, niet alleen slordige logging. Drie instellingen sluiten deze lacune op een orchestrator zoals OpenRouter: zet de providers die je hebt gecontroleerd vast, schakel fallbacks naar andere providers uit, en stuur de datacontroles in elke aanvraag mee (geen dataverzameling voor training, alleen endpoints met zero retention), zodat een aanvraag die niet onder die voorwaarden kan worden verwerkt mislukt in plaats van elders wordt verwerkt.

Bewijs vervolgens de vastgezette route waar het ertoe doet: in productie. Je configuratie zegt wat je bedoelde; de provider die in het antwoord of in je eigen oproeplog staat, zegt wat er is gebeurd. Noteer welke je hebt gecontroleerd en wanneer.

Hoe wij dit doen voordat een functie klanten bereikt

Deze week hebben we documentreview in ISMS Copilot ingeschakeld voor onze eigen testaccount, voorafgaand aan klanten: je uploadt een beleidsdocument, een model beoordeelt het, en elke bevinding die niet letterlijk uit je document citeert, wordt weggelaten. Het stuurt de volledige tekst van een document naar een model, dus het passeert twee poortjes voordat het een klantaccount bereikt. Het eerste poortje draait op de exacte release-commit: elke modelhost die is geconfigureerd voor de reviewroute moet al in onze subverwerkerssectie van de verwerkingsovereenkomst, onze registraties van verwerkingsactiviteiten en onze DPA-inventaris staan, anders stopt de release en gaat de vraag naar de CEO. Het tweede poortje vraagt, voor elke host die klantdocumenten ontvangt, welk contract van toepassing is en of we het op verzoek kunnen produceren. De reviewmodellen zijn vastgezet op één host waarvan de data processing addendum in onze bestanden staat, de eerste modeloproep in productie werd gelogd als verwerkt door die host, en het wijzigen van een route betekent dat het eerste poortje opnieuw wordt doorlopen.

We hebben deze poortjes gedraft met Claude en ISMS Copilot gevraagd om het te beoordelen zoals een auditor dat zou doen. Het daagde één regel uit: een gedocumenteerde risicobeslissing documenteert waarom een gat wordt geaccepteerd, maar het is geen contract en geen overdrachtswaarborg. Dat onderscheid staat nu in de poortjes beschreven.

Als je klanten EU-alleenverwerking nodig hebben

Sommige klanten accepteren geen enkele overdracht buiten de EU voor dit soort inhoud (we schreven over hoe die vraag eruitziet voor een auditconsultant). Het zuivere antwoord is een in de EU gevestigde leverancier op een endpoint waarvan de EU-verwerkingsbelofte in het contract staat, niet alleen op een webpagina, met zero retention. Een valkuil: een leverancier kan in de EU gevestigd zijn, terwijl het standaardendpoint geen belofte doet over waar de inference plaatsvindt. Mistral bijvoorbeeld heeft een globaal endpoint en een EU-gebonden endpoint (api.eu.mistral.ai); alleen de laatste is een EU-verwerkingsantwoord. Richt je code op het endpoint waarvan je de regio schriftelijk kunt vastleggen, en laat het luid falen als iemand het wijzigt.

En stuur minder. Waar de taak het toelaat, strip of vervang namen voordat een document je systeem verlaat (pseudonimisering, AVG art. 25 en art. 32). Het is vaak de goedkoopste manier om een overdracht makkelijker te verdedigen.

Wat de ISMS Copilot API voor jou doet

We hebben de ISMS Copilot API gebouwd voor teams die compliance-grade antwoorden in hun eigen product willen zonder deze keten opnieuw op te bouwen (hoe complianceplatforms dit gebruiken). Je kiest het verwerkingspad aan de hand van de modelnaam die je aanroept:

• EU-modus (isms-fast-eu, isms-thinking-eu): verwerkt door Mistral AI op diens EU-gebonden inference host, onder onze commerciële zero data retention-overeenkomst met Mistral, zonder overdracht van modelverwerking buiten de EER.
• Globale modus (isms-fast, isms-thinking, isms-mini): gerouteerd via OpenRouter naar een gesloten set inference hosts, met zero data retention en geen training.

Elk succesvol antwoord bevat een x-isms-processing-region-header (eu of global), zodat je de verwerkingsmodus van elke aanvraag kunt loggen en daarop kunt alarmeren (hoe zero retention werkt op de API). De subverwerkerslijst van de API en de data processing agreement van de API staan openbaar op ons trustcenter, zodat je de feiten die je nodig hebt in je eigen lijst kunt kopiëren in plaats van ons ernaar te vragen. Geschikte nieuwe API-accounts krijgen gratis tegoed zolang het aanbod loopt.

Een korte checklist

1. Bepaal je rol: verwerker voor je klanten, of verwerkingsverantwoordelijke voor alles wat je met hun documenten voor jezelf doet.
2. Breng de keten in kaart voor elke functie die documenten naar een model stuurt: je eigen hosting, de orchestrator, elke host die de orchestrator kan kiezen.
3. Voor elke host, vind de vier registraties: op je lijst, het contract dat van toepassing is (met de overdrachtsbasis), de retentie- en trainingshouding met de bron, in je registraties van verwerkingsactiviteiten.
4. Zet de hosts die je hebt gecontroleerd vast, schakel fallbacks op de orchestrator uit, stuur de datacontroles in elke aanvraag mee, en lees de vastgezette route terug in productie.
5. Bied een EU-alleenpad aan op een EU-gebonden endpoint voor klanten die dat nodig hebben, maak het pad per aanvraag zichtbaar, en stuur minder persoonsgegevens waar mogelijk.

Als je met Claude werkt, is een goede eerste stap om Claude x ISMS Copilot te vragen: Claude leest je code en draft de subverwerkerslijst, waarna ISMS Copilot deze beoordeelt en uitdaagt zoals een auditor dat zou doen. Jij beslist wat op de lijst komt.