Dupliquer un espace de travail : démarrer le prochain projet à partir de votre base

Un système de management de la sécurité de l'information (SMSI) possède une portée. La norme ISO/IEC 27001:2022 (publiée en octobre 2022) le précise dans la clause 4.3 : l'organisation détermine les limites et l'applicabilité du SMSI. Une entreprise, un ensemble de parties intéressées, un ensemble d'interfaces. Un consultant gérant plusieurs implémentations ISO 27001 gère plusieurs portées. Une équipe interne couvrant deux entités légales peut nécessiter deux portées, selon la manière dont ces entités sont délimitées.

Un espace de travail qui contient les deux n'est pas deux portées. C'est un amas. Le débat sur le contrôle d'accès du Client A du mois dernier se trouve dans le même contexte que la Matrice d'applicabilité de ce matin pour le Client B. L'assistant ne sait pas où s'arrête un engagement. Après quelques semaines, vous non plus.

L'autre échec est l'espace de travail vide. Vous ouvrez un nouvel espace pour le nouvel engagement, puis passez la première heure à re-télécharger le même pack de politiques, à re-copier les mêmes instructions, à re-enseigner les mêmes mémoires. La base se divise par accident : la politique de contrôle d'accès du Client B est le texte du mois dernier plus ce que vous avez réussi à copier. C'est ainsi que les informations documentées dérivent. La clause 7.5.3 de la même norme de 2022 exige que les informations documentées soient disponibles là où elles sont nécessaires, protégées contre une utilisation impropre, et contrôlées via des modifications, y compris le contrôle des versions. Re-télécharger un pack manuellement est la manière dont ce contrôle échoue généralement : une copie du texte du mois dernier, sans trace de la version que vous aviez en tête.

Ce que nous avons livré

Vous pouvez dupliquer un espace de travail que vous possédez en un nouvel espace de travail indépendant.

La copie conserve la base :

• Instructions personnalisées et la persona de l'espace de travail
• Documents épinglés que vous avez téléversés, ceux qui ont terminé leur traitement
• Mémoires sauvegardées, celles que vous avez ajoutées et celles que l'assistant a apprises dans cet espace de travail
• Liens épinglés, avec l'instantané de chaque site qui avait déjà été récupéré

Elle ne conserve pas la conversation. L'historique de chat reste dans l'original, tout comme les documents générés à partir de ces échanges. Le nouvel espace de travail s'ouvre vide, avec la base déjà en place, afin que vous n'ajoutiez que ce qui est spécifique à ce projet.

La copie est un instantané. Les modifications ultérieures de l'original ne se répercutent pas sur les copies déjà réalisées. Les modifications dans une copie ne sont pas répercutées non plus. C'est intentionnel. Une bibliothèque partagée en temps réel (une Matrice d'applicabilité attachée par référence à plusieurs espaces de travail) est un produit différent. La fonctionnalité Dupliquer prend l'ensemble contrôlé tel qu'il est aujourd'hui, démarre le prochain engagement à partir de cette base, et laisse l'historique du mois dernier derrière.

Le nouvel espace de travail est nommé d'après l'original avec (copie) à la fin. Renommez-le en fonction du client ou du service. Les fichiers qui étaient encore en cours de traitement lors de la duplication sont ignorés, et une notification vous indique combien ont été ignorés.

Cette fonctionnalité s'ajoute à l contexte de l'entreprise. Le contexte de l'entreprise, c'est qui vous êtes, une fois pour toutes, au niveau du compte. L'espace de travail est la superposition pour cet engagement : les instructions de ce client, le pack épinglé de cette entité, les mémoires de ce projet. Dupliquer permet à cette superposition de devenir réutilisable sans devenir un amas partagé.

Avant et après

Avant, les deux options honnêtes étaient mauvaises à des degrés opposés. Conserver un espace de travail à long terme jusqu'à ce qu'il devienne ingérable, en mélangeant les portées au fil du temps. Ou créer un nouvel espace de travail et reconstruire la base manuellement : re-télécharger, re-copier, re-enseigner. Les personnes faisant cela pour chaque nouveau client ou entité effectuaient un travail de contrôle documentaire au pire endroit possible : la boîte de dialogue de téléversement.

Après, vous construisez la base une seule fois. Instructions, politiques épinglées, mémoires, liens épinglés. Dupliquez. Renommez. Ajoutez les documents qui appartiennent uniquement à cet engagement. Le contrôle ISO/IEC 27002:2022 (publié en février 2022) 5.33, Protection des enregistrements, fournit des conseils pour protéger les enregistrements contre les accès non autorisés et les divulgations non autorisées. Garder les fichiers du Client A hors de l'espace de travail du Client B est la forme la plus basique de ce contrôle. Démarrer le Client B à partir d'une copie de votre méthodologie, et non à partir de l'historique du Client A, est la manière de conserver la méthode sans importer les mauvais enregistrements.

Pourquoi un instantané, et non une conversation réutilisée

Les modèles de pointe sont bons pour poursuivre une conversation. Ce n'est pas la valeur par défaut appropriée pour un nouvel engagement. Ce qui est précieux dans l'ancien espace de travail, ce n'est pas le chat. C'est l'ensemble contrôlé : les instructions qui définissent votre manière de travailler, le pack épinglé qui constitue la base actuelle, les mémoires qui sont des faits sur la méthode plutôt que des faits sur l'argument de mardi dernier.

Retrouver une conversation passée est la manière de revenir à une décision déjà prise. Dupliquer est la manière de refuser de traîner cette décision, et les fichiers qui l'entourent, dans une portée où elle n'a pas sa place.

Portée honnête

La fonctionnalité Dupliquer est disponible sur les espaces de travail que vous possédez. Les espaces de travail partagés par une équipe n'affichent pas le bouton. La copie est toujours personnelle à vous.

C'est un instantané, et non une bibliothèque liée. Si vous renforcez ultérieurement une politique dans l'original, les copies existantes ne récupèrent pas la modification. Ouvrez la copie et mettez-la à jour, ou dupliquez à nouveau à partir de la base révisée.

Seuls les fichiers épinglés terminés et contenant du contenu sont copiés. Un fichier encore en cours de traitement, ou dont l'extraction a échoué, est ignoré plutôt que supprimé silencieusement.

La page d'aide couvre les mêmes limites.

À qui s'adresse cette fonctionnalité

• Les consultants gérant un espace de travail par client, qui maintiennent déjà les engagements séparés et devaient reconstruire le même ensemble de base à chaque fois.
• Les équipes internes couvrant plus d'une entité ou d'un service, qui souhaitent utiliser le même pack SMSI comme point de départ et conserver des preuves différentes dans chaque copie.
• Toute personne ayant étiré un seul espace de travail parce que recommencer signifiait perdre les instructions et le pack épinglé.

Si vous ne gérez qu'un seul espace de travail et que vous terminez le travail à l'intérieur, vous n'avez pas besoin de cette fonctionnalité. Dupliquer se justifie dès que le prochain projet hériterait autrement de l'historique du mois dernier, ou ne partirait de rien.

Essayez-la

Ouvrez Espaces de travail. Sur un espace de travail personnel qui contient déjà votre ensemble de base, cliquez sur Dupliquer, confirmez, puis renommez la copie. Ensuite, épinglez les documents qui appartiennent uniquement à cet engagement.

Un nouvel engagement devrait démarrer à partir de l'ensemble contrôlé. Il ne devrait pas démarrer à partir de l'historique du mois dernier, et il ne devrait pas démarrer à vide.