Dupliceer een workspace: start het volgende project vanuit je basis

Een informatiebeveiligingsmanagementsysteem heeft een scope. ISO/IEC 27001:2022 (uitgebracht in oktober 2022) schrijft dit voor in clausule 4.3: de organisatie bepaalt de grenzen en toepasselijkheid van het ISMS. Één bedrijf, één set belanghebbenden, één set interfaces. Een consultant die meerdere ISO 27001-implementaties uitvoert, beheert meerdere scopes. Een interne team dat twee juridische entiteiten dekt, heeft mogelijk twee scopes nodig, afhankelijk van hoe deze entiteiten zijn afgebakend.

Een workspace die beide bevat, is geen twee scopes. Het is één hoop. Het debat over toegangscontrole van afgelopen maand voor Klant A staat in dezelfde context als vanochtend de Statement of Applicability voor Klant B. De assistent weet niet waar de ene opdracht eindigt. Na een paar weken weet jij het ook niet meer.

De andere mislukking is de blanco workspace. Je opent een nieuwe voor de nieuwe opdracht en brengt het eerste uur door met opnieuw uploaden van hetzelfde beleidspakket, opnieuw plakken van dezelfde instructies en opnieuw leren van dezelfde herinneringen. De basis set splitst per ongeluk: de toegangscontrolepolicy van Klant B is de tekst van vorige maand plus wat je je herinnerde te kopiëren. Zo ontstaat gedocumenteerde informatie die afdrijft. Clausule 7.5.3 van dezelfde standaard uit 2022 vereist dat gedocumenteerde informatie beschikbaar is waar nodig, beschermd tegen oneigenlijk gebruik en gecontroleerd via wijzigingen, inclusief versiebeheer. Handmatig een pakket opnieuw uploaden is hoe die controle meestal misgaat: een kopie van vorige maand’s tekst, zonder een record van welke versie je bedoelde.

Wat we hebben uitgebracht

Je kunt een workspace die jij bezit dupliceren naar een nieuwe, onafhankelijke workspace.

De kopie bevat de basis:

• Aangepaste instructies en de workspace-persona
• Vastgepinde documenten die je hebt geüpload en die volledig zijn verwerkt
• Opgeslagen herinneringen, zowel de door jou toegevoegde als de door de assistent geleerde in die workspace
• Vastgepinde links, met de reeds opgehaalde snapshots van elke site

Het bevat niet het gesprek. De chatgeschiedenis blijft in de originele workspace, net als de documenten die gegenereerd zijn uit die gesprekken. De nieuwe workspace opent blanco, met de basis al ingevuld, zodat je alleen toevoegt wat specifiek is voor dit project.

De kopie is een snapshot. Latere wijzigingen in de originele workspace worden niet doorgevoerd naar reeds gemaakte kopieën. Wijzigingen in een kopie worden niet teruggeschreven. Dit is opzettelijk. Een levende gedeelde bibliotheek (één Statement of Applicability die via een verwijzing aan meerdere workspaces is gekoppeld) is een ander product. Dupliceren neemt de gecontroleerde set zoals die vandaag staat, start de volgende opdracht vanuit die basis en laat vorige maand’s chat achter.

De nieuwe workspace krijgt de naam van de originele workspace met (kopie) erachter. Hernoem het naar de klant of afdeling. Bestanden die nog werden verwerkt op het moment van dupliceren worden overgeslagen, en een melding vertelt je hoeveel er zijn overgeslagen.

Dit staat naast company context. Company context is wie jij bent, eenmalig, op accountniveau. De workspace is de laag voor deze opdracht: de instructies van deze klant, het vastgepinde pakket van deze entiteit, de herinneringen van dit project. Dupliceren is hoe die laag herbruikbaar wordt zonder een gedeelde hoop te worden.

Voor en na

Voorheen waren de twee eerlijke opties slecht op tegenovergestelde manieren. Houd één langlevende workspace aan tot deze vastloopt, terwijl de scopes door elkaar lopen. Of maak een nieuwe workspace en bouw de basis opnieuw op met de hand: opnieuw uploaden, opnieuw plakken, opnieuw leren. Mensen die dit voor elke nieuwe klant of entiteit deden, voerden documentcontrolewerk uit op de slechtst mogelijke plek: het uploadscherm.

Nu bouw je de basis eenmalig op. Instructies, vastgepinde beleidsdocumenten, herinneringen, vastgepinde links. Dupliceer. Hernoem. Voeg de documenten toe die alleen voor deze opdracht gelden. ISO/IEC 27002:2022 (uitgebracht in februari 2022) controle 5.33, Bescherming van records, geeft richtlijnen voor het beschermen van records tegen ongeautoriseerde toegang en vrijgave. Het buiten de deur houden van de bestanden van Klant A in de workspace van Klant B is de meest basale vorm daarvan. Het starten van Klant B vanuit een kopie van je methodologie, en niet vanuit de thread van Klant A, is hoe je de methode behoudt zonder de verkeerde records te importeren.

Waarom een snapshot, geen hergebruikte thread

Frontier-modellen zijn goed in het voortzetten van een gesprek. Dat is de verkeerde standaard voor een nieuwe opdracht. De waardevolle informatie in de oude workspace is niet het chatgesprek. Het zijn de gecontroleerde set: de instructies die zeggen hoe je werkt, het vastgepinde pakket dat de huidige baseline is, de herinneringen die feiten zijn over de methode in plaats van feiten over de ruzie van afgelopen dinsdag.

Een vorig gesprek terugvinden is hoe je terugkeert naar een beslissing die je al hebt genomen. Dupliceren is hoe je weigert die beslissing, en de bestanden eromheen, mee te slepen naar een scope waar deze niet thuishoort.

Eerlijke scope

Dupliceren is beschikbaar voor workspaces die jij bezit. Teamgedeelde workspaces tonen de knop niet. De kopie is altijd persoonlijk voor jou.

Het is een snapshot, geen gekoppte bibliotheek. Als je later een beleid in de originele workspace aanscherpt, passen bestaande kopieën de wijziging niet automatisch aan. Open de kopie en werk deze bij, of duplicatie opnieuw vanuit de herziene basis.

Alleen voltooide, inhoudsdragende vastgepinde bestanden worden gekopieerd. Een bestand dat nog wordt verwerkt of een bestand dat niet is geëxtraheerd, wordt overgeslagen in plaats van stilzwijgend weggelaten.

De help-pagina behandelt dezelfde beperkingen.

Voor wie is dit bedoeld

• Consultants die per klant één workspace beheren, die al opdrachten gescheiden houden en elke keer dezelfde basis opnieuw opbouwden.
• Interne teams die meer dan één entiteit of afdeling dekken, die hetzelfde ISMS-pakket als startpunt willen en verschillende bewijsstukken in elke kopie willen hebben.
• Iedereen die één workspace uitrekt omdat opnieuw beginnen betekende dat de instructies en het vastgepinde pakket verloren gingen.

Als je slechts één workspace gebruikt en het werk daarin afrondt, heb je deze functie niet nodig. Dupliceren verdient zijn plek op het moment dat de volgende opdracht anders de chat van vorige maand zou erven of helemaal niets zou erven.

Probeer het uit

Open Workspaces. Klik op een persoonlijke workspace die al je basis bevat op Dupliceer, bevestig en hernoem de kopie. Voeg vervolgens de documenten toe die alleen voor dit project gelden.

Een nieuwe opdracht zou moeten starten vanuit de gecontroleerde set. Het zou niet moeten starten vanuit vorige maand’s thread, en ook niet blanco.